怎样避免会议活动超出预算

来源：青岛安信达展览展示  点击次数：705  更新时间：2016-10-19  

 首先，会议策划者应当清楚会议的目的，因为这一条是制定会议预算的基础。会议策划者青岛展览工厂，要明白企业以及参会者想从会议中得到什么，并以此来安排会议目的地、会议日程以及会议花费等。
 
　　一旦会议的目的确立之后，评价会议的需求就成了关键，例如，场地面积要求、会议日程和功能规划，以及会议放在一周的什么时间举办等。以上所有因素都会对预算产生影响。
 
　　青岛展览搭建工厂需要熟悉会议客人，如果他们的级别较高，成本可能就会更高一些。特别的需求，例如餐饮需要，会影响餐饮成本。客人们来自哪里会影响到会议的地点的选择，当然也会影响到成本。在收集了以上信息之后，会议策划者应当起草一个预算计划，以帮助计算收入和支出。回顾一下上一届会议的历史，如果有的话，就有助于降低会议相关的成本。
 
　　会议花费一般分为以下几个部分，包括客房、交通运输、餐饮、视听、印刷材料、行政管理、娱乐、演讲人报酬等。在每一个种类中，预算策划应该包括3个栏目：一是预期投入，二是实际花费，三是这两者之间的差额。“是否具体按照以上三点来做并不重要，重要的是要明白青岛安信达展览展示有限公司关注的是会议成本的底线。”在每一个开支项目中，把与会议开支相关的内容都找出来，包括所有的税款、展览费用、服务费用、赠品费用，以及一些附加费用，例如高尔夫俱乐部的租金等。
 
　　如果说会议可以带来收入，例如赞助收入，她建议制作一个收入数据表格。当然，只有在会后才能知道精确的数字，一般需要留出10%左右的预算作为不可预见开支。
 
　　防止突破预算的20种方法：
 
　　1、限制有权签字人的数量。
　　2、如果使用量较大，不妨租赁一台传真机或者是复印机。
　　3、相同的房间安排相同的AV配置。
　　4、联系已在该城镇里演出的娱乐明星为本次会议演出。
　　5、使用你自己的活动挂图和标记。
　　6、提供普通早餐。
　　7、缩短接待时间。
　　8、通过消费量来预订餐饮，而不是以平均每人消耗的数量来计算。
　　9、减少晚宴上菜点的数量。
　　10、提供清淡午餐。
　　11、有必要的时候提供盒装午餐。
　　12、通过谈判压低会务组及演讲人客房的费用。
　　13、聘请地方的演讲者。 
　　14、为就餐寻找赞助。
　　15、使用循环利用的徽章。
　　16、雇用学生服务人员。
　　17、组织由参会代表自行承担费用的交流晚宴。
　　18、预订优惠时期或者非高峰时期的场所。
　　19、就餐采用“随身管家”服务。
　　20、务必在当地城市印刷材料，以减少运费。